Menyimpan Arsip Foto di Era Digital

Di zaman fotografi analog, memotret membutuhkan kehati-hatian dan kesadaran. Memotret bersifat selektif memilih momen yang akan direkam dan disimpan sebagai sebuah arsip foto dokumentasi. Saat ini, memotret hampir sama mudahnya dengan orang bernapas, sesuatu yang bisa dilakukan orang sepanjang waktu, terutama di zaman digital dengan adanya kamera ponsel maupun kamera digital.

Dengan kemudahan mengabadikan setiap momen, timbul masalah dengan terjadinya penumpukan arsip foto yang bisa mencapai jutaan bingkai foto. Jika tak diarsipkan dan disimpan dengan benar, semua data tersebut akan hilang selamanya. Mengarsipkan pun tak sekadar menyimpannya dalam peladen atau perangkat digital, butuh manajemen aset yang bisa memudahkan kita mencari arsip tersebut jika suatu saat dibutuhkan. Kalau hanya disimpan tapi tak bisa dimanfaatkan, sama artinya kita menyimpan sampah digital.

Mengamankan Foto

Sebelum mengarsipkan foto, sebaiknya kita juga mulai mengamankan hasil karya foto digital sejak saat kita mulai memotret. Di kamera digital saat ini sudah dilengkapi berbagai fitur untuk mengamankan arsip foto karya kita. Pengamanan ini terkait dengan perlindungan hak cipta atas karya foto yang kita buat. Untuk ini, kita bisa menyematkan kode atau nama kita sebagai pemegang hak cipta atas karya foto. Di kamera kita bisa mengisinya di fitur copyright (hak cipta).

Kemudian kita juga bisa menandai foto karya kita dengan mengatur penamaan berkas (file name) hasil pemotretan. Fitur file name ini bisa kita isi secara manual dengan memasukkan nama atau kode khusus sesuai yang kita inginkan. Pengaturan file name sejak awal ini akan memudahkan kita mengetahui identitas pemilik foto saat kita memindahkan file asli tersebut ke komputer.

Selain memberi identitas di file asli, kita juga bisa memberi nama pada file foto yang sudah kita edit atau kita oleh. Ini untuk membedakan dengan file foto asli hasil pemotretan yang belum diolah sama sekali. Pemberian nama file ini sebaiknya menggunakan kode khusus yang memudahkan kita mengetahui dan mencari informasi terkait arsip foto tersebut.

Ada beberapa cara penamaan file foto yang bisa kita gunakan. Salah satu rekomendasi yang sering dipakai di kalangan fotografer jurnalistik adalah penamaan file foto yang biasanya menggunakan kode angka yang menunjukkan tahun, bulan, tanggal, dan nama fotografer. Penggunaan angka yang merujuk pada tanggal pemotretan tersebut sekaligus memudahkan kita untuk mengetahui secara cepat kapan foto tersebut dibuat.

Sebagai contoh file 20250203BUDI1 yang bisa diartikan foto tersebut dibuat pada 3 Februari 2025 oleh Budi. Angka 1 di belakang nama Budi bisa merujuk pada urutan foto yang dibuat dalam satu waktu yang sama. Ini contoh sederhana penamaan file foto yang bisa diaplikasikan untuk menyimpan arsip foto.

Metadata foto

Fotografi digital tidak hanya tentang gambar yang terlihat, tetapi juga tentang metadata. Metadata menyimpan informasi teknis tentang peralatan yang digunakan untuk mengambil foto, deskripsi, dan informasi tambahan tentang pembuatnya.

Metadata pada dasarnya adalah data yang menyediakan informasi tentang data lain atau kumpulan data yang mengandung informasi dari suatu data agar data tersebut mudah untuk dikelola kembali. Dalam ranah file digital, metadata berfungsi sebagai lapisan deskriptif yang membantu pengguna dan komputer memahami, mengatur, dan mencari file secara efisien. Anggap saja sebagai kartu identitas file digital, yang berisi detail penting seperti nama file, tanggal pembuatan, fotografer, dan jenis file.

Data ini sangat diperlukan dalam manajemen aset digital, yang memungkinkan pengguna untuk menemukan dan mengelola berkas digital mereka dengan cepat. Bagi seorang fotografer, produser video, atau penerbit, metadata membantu menjaga aset digital tetap teratur sehingga memudahkan penanganan koleksi file yang besar. Dengan memanfaatkan metadata, kita dapat menyederhanakan alur kerja dan memastikan bahwa berkas digital selalu ada di ujung jari kita.

Metadata hadir dalam berbagai bentuk, masing-masing dirancang untuk melayani tujuan tertentu. Beberapa jenis yang umum ada EXIF, IPTC, XMP, C2PA, dan EPA. Yang umum dipakai di dunia fotografi adalah metadata EXIF dan IPTC.

Metadata EXIF (Exchangeable Image File Format), yakni jenis metadata yang penting untuk berkas gambar, menyimpan detail seperti pengaturan kamera, tanggal dan waktu, dan bahkan lokasi. Jenis ini menjadi favorit di antara fotografer yang perlu melacak kondisi pemotretan mereka.

Metadata IPTC (International Press Telecommunications Council), metadata yang sering digunakan dalam industri pers dan media. Jenis metadata ini mencakup keterangan, kata kunci, dan informasi hak cipta sehingga memudahkan pengelolaan dan pendistribusian gambar.

Untuk mengatur metadata tersebut, kita bisa menggunakan perangkat lunak atau aplikasi editor metadata. Ada banyak jenis editor metadata, tetapi yang cukup populer di bidang fotografi ada Photoshop. Untuk mengisi metadata di Photoshop, kita bisa membuka file info foto.

Di dunia jurnalistik dan industri media, salah satu perangkat lunak untuk mengatur metadata IPTC adalah Fotostation. Perangkat ini menyediakan pengisian metadata yang cukup lengkap dan memiliki fitur pencarian file yang sangat memudahkan kita. Bisa dikatakan ini bentuk manajemen aset digital yang sangat direkomendasikan.

Penyimpan arsip

Setelah kita mengamankan metadata file foto, selanjutnya kita harus menyimpan file digital tersebut supaya aman. Sebaiknya kita juga membuat manajeman penyimpanan dalam kanal atau folder khusus sesuai keinginan kita. Salah satu yang mudah adalah dengan penamaan folder berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun pemotretan. 

Jika kita termasuk fotografer yang cukup produktif memotret, sebaiknya membuat folder yang cukup rinci. Misalnya, kita membuat folder utama berupa tahun pemotretan, kemudian kita buat subfolder bulan dan bisa menurun lagi subfolder tanggal harian. Dengan demikian, kita punya data arsip foto yang rapi.

Untuk menyimpan file foto digital, kita bisa menggunakan perangkat eksternal hard disk atau dalam bentuk komputasi awan (cloud storage). Eksternal hard disk merupakan perangkat penyimpan portable yang bisa dibawa ke mana-mana. Perangkat ini mudah digunakan dengan koneksi langsung ke komputer atau laptop. Namun, kelemahannya perangkat ini tidak bisa diakses sewaktu-waktu karena harus dibawa dan masih membutuhkan komputer untuk mengakses datanya.

Adapun cloud storage adalah layanan yang dapat membantu kita menyimpan, mengakses, serta membagikan data dan file di peladen yang terhubung ke internet. Layanan cloud storage ini banyak disediakan perusahaan-perusahaan besar semacam Google, Microsoft, atau Apple. Layanan penyimpanan itu ada yang diberikan gratis dengan batas kapasitas tertentu, ada juga yang berbayar dengan batas kapasitas lebih besar. Dengan menyimpan di cloud, kita bisa mengakses arsip kapan pun juga selama ada koneksi internet.

Kedua jenis penyimpanan memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Selain itu, perkembangan digital yang cepat juga memungkinkan dua acara penyimpanan tersebut akan segera ketinggalan zaman. Sekitar dua dekade yang lalu, penyimpanan file foto digital yang populer masih berbentuk keping cakram padat seperti CD dan DVD sebelum adanya teknologi eksternal hard disk.

Berdasarkan pengalaman, para fotografer memilih untuk membuat penyimpanan berlapis. Selain menggunakan layanan cloud, mereka juga melapisi penyimpanan dengan eksternal hard disk. Bahkan ada yang menggunakan beberapa duplikat arsip foto di banyak peladen. Dan salah satu tip untuk merawat arsip foto kita dengan memeriksa dan memperbarui media dan format penyimpanan secara berkala untuk mencegah kehilangan data karena keusangan.